سازمان مجازی در فرهنگ مدیریت واژه‌ای نو است که یک شکل و گونهء جدید از سازمان را معرفی می‌کند. در زمانهء ما که عصر پدیداری تازه‌ها و نوآوری‌هاست نوع جدیدی از سازمان در حال ظهور است. این سازمان که آن را سازمان مجازی نامیده‌اند از نوعی تلفیق میان گروه‌ها و واحدهای پراکنده‌ای که به مدد شبکه‌های ارتباطی با هم پیوند خورده‌اند و تشکل جدیدی را به وجود آورده‌اند شکل گرفته است.

به کارگیری فن‌آوری‌های اطلاعاتی نظیر اینترنت، باینت (خرید الکترونیکی) پست الکترونیکی و همچنین فراگیر شدن استفاده از رایانه باعث شده تا شکل‌های سازمانی جدیدی پا به عرصهء وجود بگذارند.

سازمان مجازی نمونه‌ای از سازمان‌های آینده هستند که در آن‌ها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونه‌ای است که دیگر نمی‌توان آن‌ها را به صورت سازمانی متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه برای ادامهء کار آن‌ها نیاز به سازمان‌های دیگر است. در مجموع سازمان‌هایی که با هم سازمان مجازی را تشکیل می‌دهند هر سازمان اثربخشی خود را در ارتباط با سازمان دیگر به دست می‌آورد و آنچه به آن‌ها معنی می‌بخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است.

ادامه مطلب...


سازمان مجازی در فرهنگ مدیریت واژه‌ای نو است که یک شکل و گونهء جدید از سازمان را معرفی می‌کند. در زمانهء ما که عصر پدیداری تازه‌ها و نوآوری‌هاست نوع جدیدی از سازمان در حال ظهور است. این سازمان که آن را سازمان مجازی نامیده‌اند از نوعی تلفیق میان گروه‌ها و واحدهای پراکنده‌ای که به مدد شبکه‌های ارتباطی با هم پیوند خورده‌اند و تشکل جدیدی را به وجود آورده‌اند شکل گرفته است.

به کارگیری فن‌آوری‌های اطلاعاتی نظیر اینترنت، باینت (خرید الکترونیکی) پست الکترونیکی و همچنین فراگیر شدن استفاده از رایانه باعث شده تا شکل‌های سازمانی جدیدی پا به عرصهء وجود بگذارند.

سازمان مجازی نمونه‌ای از سازمان‌های آینده هستند که در آن‌ها پیچیدگی، وسعت و حجم عملیات به گونه‌ای است که دیگر نمی‌توان آن‌ها را به صورت سازمانی متمرکز و واحد اداره کرد، بلکه برای ادامهء کار آن‌ها نیاز به سازمان‌های دیگر است. در مجموع سازمان‌هایی که با هم سازمان مجازی را تشکیل می‌دهند هر سازمان اثربخشی خود را در ارتباط با سازمان دیگر به دست می‌آورد و آنچه به آن‌ها معنی می‌بخشد نوعی اتفاق و اتحاد موقت است.

  • تعریف سازمان مجازی

سازمان مجازی را شبکهء موقتی از واحدها و سازمان‌های مستقلی دانسته‌اند که شامل تولیدکنندگان، مشتریان و حتی رقباست. این واحدها به کمک تکنولوژی اطلاعات با یکدیگر پیوند می‌خورند و قدرت می‌یابند تا از فرصت‌های جدید نهایت استفاده را ببرند.

خصوصیت اصلی سازمان‌های مجازی گردآوردن بهترین تخصص‌ها و تجربه‌ها، اتکای سازمان‌ها به یکدیگر و ایجاد توان بالا، نبود مرزبندی های سنتی و محدودیت‌های ناشی از آن و بالاخره برخورداری از قدرت انعطاف و بهره‌گیری از فرصت‌های محیطی است.

البته باید به خاطر داشت که سازمان مجازی مفهومی‌ متفاوت با ادارهء مجازی است. در ادارهء مجازی تکنولوژی جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی واحد می‌شود، در حالی که سازمان مجازی با تامین و تدارک فعالیت‌ها از خارج سازمان، هدف‌های سازمان را محقق می‌کند.

کارکنانی که از تکنولوژی استفاده می‌کنند، دیگر به محل کار ثابت نیاز ندارند و کارکنان متحرک جایگزین کارکنان ثابت شده‌اند. در عمل، انعطاف‌پذیری، استقلال بیش‌تر در کار و کاهش هزینه‌ها از مزایای ادارهء مجازی است.

  • انواع ادارات مجازی:

1. موردی: کارکنان دارای دفاتر ثابت هستند اما در مواردی کارها را در خانه انجام می‌دهند.

2. مهمانخانه‌ای‌: کارکنان دفاتر ثابت ندارند اما وقتی به دفتر نیاز دارند آن را از ادارهء مرکزی درخواست و دفتری را برای مدتی معین برای خود ذخیره می‌کنند.

3. وابسته: کارکنان دفاتر ثابت ندارند و در حرکت‌اند اما باید در فواصل زمانی مشخصی به واحد اداری مراجعه کنند و گزارش دهند.

4. کار در خانه‌: کارکنان هیچ نوع دفتر کاری ندارند و در خانه مشغول کار هستند.

5. کاملا متحرک: کارکنان کاملا متحرک هستند و حتی در خانه هم محل کار خاصی ندارند.

  • معایب و مزایای ادارات مجازی

مزایا     

1. انعطاف‌پذیری        

2. استقلال بیش‌تر در کار احساس می‌کنند.

3. کاهش هزینه‌ها 

معایب

1. کارکنان روابط چهره به چهره با یکدیگر ندارند

2. کارکنان کم‌تر خود را متعلق به سازمان می‌دانند.

3. مدیران به‌دلیل آن که کارکنان در کنارشان نیستند احساس‌می‌کنند نمی‌توانند نظارت کاملی بر کارها داشته باشند.

  • انواع سازمان مجازی   

1. سازمان پارندی‌: به مدیریت قدرت می‌دهد تا نیرو و توان خود را بر زمینه‌هایی متمرکز می‌کند که سازمان مزیت رقابتی دارد.

2. سازمان شبکه‌ای: گروهی از واحدهای سازمان‌های مختلف است که برای نیل به هدف استراتژیک مشترکی با هم فعالیت می‌کنند.

3. سازمان بدون مرز: در این ساختار جریان روان اطلاعات و ارتباطات با واحدهای خارجی، مشتریان، تولیدکنندگان و سایر واحدها برقرار است و سازمان در ارتباط با درون و بیرون هیچ گونه مرزی را نمی‌شناسد.

4. سازمان سه وجهی (شبدری)

کارکنان کلیدی: حرفه‌ای‌هایی با هوش و پراستعداد هستند‌که ساعت‌های طولانی کار می‌کنند و دستمزد زیاد می‌گیرند.
مقاطعه‌کاران:
متخصصانی که کارهایشان را کارکنان کلیدی‌مقاطعه‌کاران‌نیروی کار منعطف غیراساسی می‌دانند.

نیروی کار منعطف :کارگران پاره‌وقت سازمان سه وجهی (شبدری) در اوقات اوج کار سازمان .

  • ویژگی‌های سازمان مجازی   

1. رقابت جهانی   

2. ایجاد انگیزه در نیروی انسانی   

3. استفادهء بیش‌تر از فن‌آوری اطلاعات   

4. تغییر طرح سازمان   

5. کارآفرینی   

6. طراحی مجدد مشاغل   

7. تاکید بر نرم‌افزار به جای سخت‌افزار   

8. پویایی فرآیند خط مشی‌گذاری   

  • مزایا و معایب سازمان مجازی   

الف) مزایا

1. در سازمان‌های مجازی بعد مسافت و فاصله جغرافیایی مانع از انجام کارها، برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها نخواهد شد.

2. آثار و بلایای فیزیکی از قبیل آتش سوزی، انفجار، زلزله و سایر حوادث روی روند کاری به حداقل خواهد رسید.

3. بهره‌وری و سودآوری افزایش می‌یابد.

4. توجه بیش‌تر بر جنبهء انسانی کارها و تاکید کم‌تر بر اجزای مکانیکی، تکراری و روتین کارها

5. برآورده کردن نیازهای بیش‌تری از مشتریان

6. کاهش هزینه‌های مربوط به فضاهای اداری به علت افزایش انعطاف‌پذیری در کار

7. افزایش وابستگی به سرمایهء فکر و اندیشهء افراد سازمان   

8. کاهش مسایل زیست محیطی به علت تردد کم‌تر افراد

9. مشارکت اجتماعی: این امکان برای شرکت فراهم می‌شود تا افرادی را که فرصت کاری ندارند استخدام کند. افراد معلول، سالخورده و والدینی که کودک خردسال دارند می‌توانند در خانه به کار بپردازند در نتیجه موقعیتی به وجود می‌آید تا وجدان اجتماعی سازمان نشان داده شود.

ب) معایب 

1. از آن‌جایی که مرز بین زندگی کاری و زندگی در منزل کم‌رنگ خواهد شد امکان افزایش سطح استرس در بین پرسنل سازمان وجود خواهد داشت.

2. امکان انزوای کارکنان از نظر اجتماعی به علت کاهش محرک تماس شغلی و بازخورد.

3. اگر رابطهء اجتماعی طراحی مجدد نشود و همچنین قوانین مربوط به استخدام تغییر نکند. کارکنان دانش‌ محور با ارزش، تعهد خود را نسبت به سازمان از دست می‌دهند و مهارت خود را به بالاترین پیشنهاد خواهند فروخت.

4. ریزش بالای کارکنان   

5. وقتی کارکنان به طور مستقیم با همکاران خود در تماس نباشند احساس می‌کنند که عضو مهمی ‌از سازمان نیستند و احساس تعلق به سازمان نخواهند داشت.

6. درجامعه ای مثل ایران که خانواده محور است ومی خواهدخانواده محور بماند،درصورت نبود تبیین های جدید از روابط انسانی مسایل خانوادگی نوظهور ایجاد خواهد شد.

 ملاحظات:                                            اطمینان و تضاد

پیشنهاددهندگان سازمان مجازی، بی‌نظمی، تضاد و نوسان را در محیط‌های تجاری مشاهده می‌کنند اما این موضوعات را واقعیت‌های اجتماعی می‌دانند و اعتقاد دارند که هر فردی تمایل دارد که با دیگران در یک روش منسجم همکاری کند و ساده‌لوحانه است که فکر کنیم در یک جامعهء مدرن همهء شرکا به صورت ناگهانی و بدون هیچ زمینه‌ای به یکدیگر اطمینان کنند.

بلکه باید از لحاظ فرهنگی این مساله بررسی شود و سپس براساس آن همکاری صورت گیرد. چرا که کلید اصلی موفقیت در سازمان‌های مجازی اطمینان و اعتماد متقابل است. زمانی که دو شریک تصمیم به همکاری مشترک می‌گیرند با ایجاد ارتباط و وابستگی متقابل در فعالیت‌هایشان به سمت اعتمادسازی پیش می‌روند و در حقیقت یک پارادایم جدید را پایه‌گذاری می‌کنند.

اطمینان یا عدم اطمینان به تعدادی عوامل وابسته است. این عوامل شامل ریسک، هزینهء شکست و تجربیات گذشته است. بنابراین اطمینان یک سرمایهء اجتماعی است که نیازمند اطمینان دو سویه از طرف هر یک از شرکاست. چون ایجاد اطمینان کاری، مشکل و زمان بر است. پس می‌توان گفت که یکی از مشکلات سازمان مجازی به وجود آوردن راه‌هایی برای ایجاد اطمینان بین شرکاست.

  • کلی‌نگری و جزیی‌نگری

در سازمان مجازی هر یک از شرکا در یک مجموعه قرار می‌گیرند تا کارشان را به بهترین نحو انجام دهند. سپس این مولفه‌ها با یکدیگر ترکیب می‌شوند تا عملیات مجازی را با استفاده از مجموعه‌ای از فرآیندها با در نظر گرفتن مزیت‌های رقابتی هر یک از شرکا انجام دهند.

به عنوان مثال موفقیت یک ورزشکار به عوامل خود فرد، مربیان تکنولوژی یا تسهیلاتی که برای وی آماده شده است، به تنهایی وابسته نیست بلکه به کل عوامل وابسته است. مشکل دیگر این است که هدف واضح و مشخص نیست و دلیلی وجود ندارد که شرکا همکاری با یکدیگر در سازمان مجازی را بپذیرند.

بنابراین باید هدف بازنگری مجددا تعریف شود تا فرآیند یکپارچه‌سازی شرکا و مزیت رقابتی آن‌ها به بهترین نحو انجام شود.

  • دانایی

دانایی مهم‌ترین دارایی یک سازمان است. با وجود این به سادگی نمی‌توان تعیین کرد که دانایی در کجای سازمان قرار دارد. ممکن است دانش در تکنولوژی، مدیران، سیستم‌های اطلاعاتی، ساختار سازمانی و یا همهء این موارد باشد. بیش‌تر نویسندگان معتقدند که دانش سازمانی یک دانش ضمنی است.

دانش ضمنی آن چیزی است که ما آن را به کار می‌بریم اما قادر به تعریف کردن آن نیستیم. یعنی نمی‌توانیم آن چیزی را که می‌دانیم، توضیح دهیم و تنها می‌توانیم آن را به کار ببریم. دانش ضمنی پایهء دانش سازمانی است. مهارت‌های ضمنی تنها از طریق یک فرآیند اجتماعی انتقال می‌یابد.

  • زبان 

برای این‌که در دنیا سهمی‌ داشته باشید باید زبان مشترک داشته باشید

برای برقراری ارتباط بین شرکا در سازمان مجازی به یک زبان مشترک نیازمندیم. مشکلی که در یک سازمان مجازی امکان دارد به وجود آید این است که دانش در اختیار یکی از شرکا باشد و آن شریک برای انتقال و به اشتراک گذاردن دانش خود نیاز به یک زبان مشترک دارد تا مقصود خود را بیان کند.

اگر در برقراری ارتباط زبانی مشکل داشته باشد بالطبع مجموعهء سازمان مجازی با مشکل مواجه می‌شود. مشکل دیگر تفاوت فرهنگی بین شرکاست. بنابراین استفاده از زبان رسمی ‌و بین‌المللی تا حدود زیادی این مشکلات را برطرف خواهد کرد



موضوعات مرتبط: دانستنی

تاريخ : ۱۳۸٩/۱٠/۱۱ | ۸:٤۱ ‎ق.ظ | نویسنده : محمد هاشمی | نظرات ()